DHL gaat factuurverwerking automatiseren

DHL heeft kortgeleden twee Kodak i4200 documentscanners aangeschaft bij Docspro. Met deze scanners – die onlangs aan de productreeks van Kodak zijn toegevoegd – scant DHL alle binnenkomende facturen, die vervolgens automatisch worden verwerkt.
 DHL ontvangt jaarlijks 1 miljoen facturen op haar vestiging in Maastricht. Het aantal daadwerkelijk te verwerken pagina’s dat de documentscanners moeten verwerken ligt echter veel hoger. De facturen kunnen namelijk zowel enkel- als dubbelzijdig zijn en bestaan in veel gevallen uit meerdere pagina´s (meer dan tien pagina´s is geen uitzondering).
Na het scannen van de facturen worden de scans automatisch verzonden naar een OCR-applicatie die draait in het Data Center van DHL. De OCR-applicatie herkent alle relevante gegevens van de facturen en biedt deze vervolgens aan bij de betreffende budgethouder of manager voor goedkeuring. Na akkoord wordt overgegaan tot betaling van de factuur. Door dit proces volledig te automatiseren realiseert DHL een enorme kostenbesparing en is op elk moment duidelijk waar de facturen zich in de organisatie bevinden.
Bij de selectie van scanners is niet alleen naar de initiële investering gekeken. Ook andere factoren, zoals de productiviteit, de kwaliteit en onderhoudskosten, zijn meegenomen in de afweging. De nieuwe Kodak i4200 scanner – met een doorvoersnelheid van 100 pagina´s per minuut (dubbelzijdig) en een document feeder met een capaciteit van 500 vel – kwam bij deze selectie als beste uit de bus voor DHL.
Met behulp van Kodak’s Perfect Page technologie is een buitengewone beeldkwaliteit gegarandeerd, ook voor moeilijke documenten met verschillende kleuren of grote contrastverschillen. Beelden worden automatisch rechtgezet en bijgesneden, waardoor scheve documenten en zwarte randen tot het verleden behoren. De helderheid en het contrast worden automatisch voor elk afzonderlijk beeld geoptimaliseerd, of het nu in kleur is, in grijstinten of zwart-wit. Dit vindt ook nog eens plaats zonder prestatieverlies bij het verwerken van grote volumes documenten.