Ondermaatse prestaties IT resulteren in grote verliezen

Onderzoek in opdracht van Epson Europe heeft een aantal tekortkomingen blootgelegd in de manier waarop IT en printtechnologie binnen bedrijven wordt beheerd en gedistribueerd. De uitkomsten suggereren dat medewerkers gemiddeld één werkweek per jaar kwijt zijn aan de uitval van IT-systemen en hardware, wat gelijk staat aan een verlies in productiviteitskosten van 24 miljard euro per jaar voor EU5 bedrijven. Hiervan wordt bijna een derde toegeschreven aan printers, wat neerkomt op ongeveer 7 miljard euro.
 Het onderzoek, dat werd uitgevoerd door Coleman Parkes, nam 1250 middelgrote en grote EU5 bedrijven in ogenschouw en onderzocht de manier waarop technologie, en in het bijzonder printtechnologie, wordt gekocht, gebruikt en beheerd. De onderzoeksresultaten bieden inzicht in de aanzienlijk ondermaatse prestaties van producten en de mogelijke redenen hiervoor.
Meer dan de helft van de bedrijven (55%) verwacht dat het IT-budget voor het komende jaar toe zal nemen. 53% Is bovendien van plan om in de komende 6 tot 12 maanden producten te gaan vernieuwen, waarvoor als belangrijkste reden ‘de behoefte aan functionaliteit die de huidige IT niet kan bieden’ wordt genoemd (48%).
Echter, minder dan een kwart van het geplande IT-budget zal naar verwachting worden besteed aan strategische herziening en vervanging van IT-systemen, terwijl de rest is bestemd voor onderhoud, ad-hoc-upgrades en het aanpakken van korte termijn problemen. Dit percentage brengt het vermogen van bedrijven om concurrerend en efficiënt te zijn in gevaar. Respectievelijk 69% en 70% van de bedrijven geeft toe deze zorg te delen.
Gevraagd naar de aankoopbeslissingen, gaf bijna de helft van de ondervraagde bedrijven aan dat ze geen gespecialiseerde IT-afdeling hebben die de keuze voor de producten specificeert. Dit kan deels verklaren waarom 76% van de bedrijven het ‘gebrek aan een geschikte IT ter ondersteuning van het bedrijf’ aangaf als een belangrijk probleem, toen ze gevraagd werd naar algemene problemen waar ze last van hadden, gebaseerd op het belang voor het functioneren van de organisatie. Dit werd alleen overtroffen door een ‘gebrek aan duidelijke bedrijfsdoelen’ en ‘een gebrek aan motivatie onder de medewerkers’, wat aangeeft dat een toereikende IT van fundamenteel belang is voor de bedrijfsvoering.
Als we kijken naar de IT, dan zijn de frustraties van medewerkers vooral het gevolg van uitval en onderhoud. Wanneer ze meer specifiek gevraagd wordt naar printers, dan worden frustraties over het onderhoud (57%) aangevuld met frustraties die het gevolg zijn van gecentraliseerde printsystemen (48%), zoals wachttijden en de noodzaak om de werkplek te verlaten om de prints op te halen. Kortom, allemaal issues die een beslag leggen op de tijd van de medewerker. Vanuit een zakelijk perspectief richten de zorgen omtrent printen zich meer direct op de kosten, zoals de kosten voor het vervangen van verbruiksartikelen.
Bedrijven zijn zich ervan bewust dat ze problemen met betrekking tot de geschiktheid en de efficiëntie van de IT het hoofd moeten bieden. Wanneer ze gevraagd wordt naar de voornaamste voordelen van een upgrade van de IT en de systemen, dan geeft 80% aan dat ‘een verbeterde werknemersproductiviteit’ op de tweede plaats komt, direct na ‘een verbeterde IT-beveiliging’.
Het overgrote merendeel van bedrijven is tegenwoordig eigenaar van de technologiesystemen en de hardware binnen hun organisatie, waarbij 72% eigenaar is van de aanwezige printers en waarvan 70% ook binnenshuis beheerd wordt. Wanneer er gevraagd werd of dit zou kunnen overgaan naar een beheerde printoplossing, antwoordde 60% dat dit mogelijk was en 44% dat dit op de planning voor de komende twee jaar stond.